Çalışma hayatımızın büyük bir bölümünü toplantılarda geçiriyoruz. Peki, iş yerinde zamanınızın ne kadarını toplantılarda geçiriyorsunuz? Eğer orta düzey bir yöneticisiniz, muhtemelen zamanınızın %35’ini, üst düzey yönetimdeyseniz ise %50’sini toplantılarda harcıyorsunuz. Ancak bu toplantılar gerçekten gerekli mi, yoksa birçok çalışanın şikayet ettiği gibi zaman kaybı mı? Bu soruya yanıt bulmak çeşitli analizlere göz atalım…
The Muse’un yaptığı araştırmalara göre, bir beyaz yaka çalışanın zamanının %15’i toplantılarda geçiyor. Daha da şaşırtıcı olan, boşa harcanan zaman kaynaklı olarak sadece ABD’de verimsiz toplantıların her yıl 37 milyar doların üzerinde bir israfa yol açtığının tahmin edilmesi. Sadece toplantıda geçirilen zaman da değil, hazırlanmak için harcanan zaman da, her çalışan için haftada yaklaşık dört saat. Tüm bunlara rağmen yapılan bir ankette yöneticiler, toplantılarının %67’sinden fazlasını başarısız olarak değerlendiriyor.
Toplantıların etkisine ilişkin yapılan anketlerde de çarpıcı sonuçlar ortaya çıkıyor. Ankete katılanların %92’si toplantılar sırasında toplantıdan bağımsız başka işlerle de ilgilendiklerini, başka bir ankete göre de %69’u toplantılar sırasında sıkıldıklarını ve e-postalarına göz attıklarını itiraf ediyor. Toplantı sırasında dikkati dağılan, başka konular düşünen, hayal kurmaya başlayan hatta uyuyakalanlar bile oluyor. Tüm bu bilgiler, toplantıların verimlilik üzerindeki olumsuz etkisini vurguluyor.
Bu verimsizlik sorununu çözmek için Amazon’un kurucusu Jeff Bezos’un yaklaşımlarına göz atmak faydalı olabilir. Bezos, toplantıların verimli geçmesi için alışılmışın dışında bir yöntem uyguluyor. Toplantı başlamadan önce, toplantıyı yönetecek kişi 5-6 sayfalık bir içerik hazırlayıp, toplantıya getiriyor. Bu özenle hazırlanmış toplantı içeriğinin fiziksel birer kopyası tüm katılımcılara dağıtılıyor ve herkes 20-30 dakika civarı bu içeriği sessizce okuyup notlar alıyor. Böylece herkes gerçekten toplantıya hazırlık içeriğini dikkatlice okumuş, mailde bakıp geçiştirmemiş oluyor. Sonrasında en junior çalışandan başlayarak söz hakkı veriyor ve en kıdemliler en son konuşuyor. Bezos bu yaklaşımın, herkesin görüşünü, en az düzeyde etki altında kalarak paylaşmasını teşvik ediyor ve daha dengeli bir tartışma ortamı oluşturduğuna inanıyor.
Jeff Bezos’un bu stratejisi, sadece toplantılara harcanan zamanı değil, aynı zamanda elde edilen sonuçları da optimize etmeyi amaçlıyor. Bu yaklaşım, toplantılardan maksimum verim almanın yanı sıra, çalışanların motivasyonunu ve katılımını da artırıyor. Bezos’un yöntemlerini detaylı olarak dinlemek için sizi Lex Fridman ile yaptığı podcast’i bu linkten dinlemeye davet ediyoruz.
Toplantılar, çalışma hayatının kaçınılmaz bir parçası. Ama, bu toplantıların gerçekten verimli olup olmadığını sorgulamak ve gerekli düzenlemeleri yapmak, hem çalışanların memnuniyetini hem de işletmenin genel verimliliğini artıracaktır.
Sizin iş yerinizde toplantı verimliliğini artırmak için hangi yöntemleri kullanıyorsunuz? Jeff Bezos’un yöntemlerinden ilham alabilir misiniz?
